Guide de l'étudiant
Contexte
Tenant compte de l’évolution de l’épidémie « COVID-19 » et afin de garantir la sécurité de l’ensemble des composantes de l’établissement (Enseignants, Administratifs et Etudiants), l’administration de la Faculté des Sciences et Techniques de Beni Mellal a décidé que
les examens prévus à partir du 21 juin 2021 auront lieu à distance selon le calendrier publié sur notre site web
(voir l'annonce)
Pour des raisons techniques, l’établissement a adopté l'application Microsoft Teams pour passer les examens à distance.
Déroulement des examens
Une équipe est créée pour chaque examen sur Teams.
Tous les étudiants concernés par un examen sont invités automatiquement à l'équipe d'examen correspondante en utilisant leurs e-mails institutionnels.
Le jour de l'examen l'enseignant, responsable du module, programmera un devoir pour l'équipe sur Teams en lui associant le fichier d'examen. Seuls les étudiants concernés peuvent le télécharger.
Une fois l'examen est téléchargé, l'étudiant peut commencer la rédaction à la main sur des papiers blancs, de type A4, en mentionnant son nom, prénom, numéro apogee et numéro de page s'il y en a plusieurs.
Les copies de réponses doivent être numérisées et transformées dans l'ordre en un seul fichier PDF qui représente la copie d'examen et qu'il faut remettre sur Teams avant l'heure d'échéance.
Une liste de présence et un PV d'examen sont dressés à la base de la présence et les copies rendues sur Teams.
Ce guide vous montrera en ce qui suit, comment télécharger l'examen et comment numériser et remettre la copie d'examen sur Teams.
Microsoft 365
Office 365 est gratuit, et il comprend les applications : Word; Excel; Power Point ..., en plus de l'application Teams
Microsoft Teams
Teams est une plateforme collaborative permettant aux:
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Enseignants de :
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Communiquer avec les étudiants;
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Faire des cours;
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Faire des travaux dirigés;
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Proposer des devoirs et des examens.
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Etudiants de :
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Communiquer avec les enseignants et les étudiants;
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Suivre des cours et interagir avec l’enseignant;
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Passer les devoirs et les examens proposés;
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Remettre les réponses sur Teams;
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Teams est aussi utilisable en ligne (Application Web) comme elle peut être installée sur ordinateur et sur smartphone, et elle est supportée par la majorité des systèmes d’exploitations ( Windows, Linux, Androïde, IOS, ...).
Il est fortement conseillé de l’installer sur votre ordinateur.
L’e-mail institutionnel
L'e-mail institutionnel est généralement sous forme prénom.nom@usms.ac.ma, c'est un compte Microsoft qui vous permettra de bénéficier des applications de Microsoft Office 365 et y compris Teams.
L'inscription est automatique pour les étudiants de l’USMS en particulier les étudiants de la FSTBM.
L'e-mail institutionnel nécessite une validation qui peut être faite via le lien http://www.usms.ac.ma/comptemicrosoft
Pour toutes vos réclamations à propos de L'e-mail institutionnel, contactez nous via activ-teams@usms.ma.
Découvrir Teams
La possession d'un e-mail institutionnel activé, permet de se connecter à Ms Teams.
La figure ci-contre montre une capture d'écran de Teams, la barre des menus verticale permet l'accès aux différentes fonctionnalités offertes par l'application:
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Notification : on y trouve les invitations aux équipes et aux classes créées par les enseignants
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Equipes : on y trouve toutes les équipes auxquelles on appartient
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Devoirs : on y trouve tous les devoirs et les examens proposés par l'enseignant aux étudiants de l'équipe
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etc.
Avant de venir passer l'examen, il est conseillé de prendre le temps pour découvrir Teams.
Equipes sur Teams
Une équipe est une entité sur Teams regroupant plusieurs utilisateurs (enseignants et étudiants), et permettant le partage des ressources numériques vidéos, audios ou fichiers ...
Le menu équipe permet de lister l'ensemble des équipes auxquelles l'étudiant est invité, on y trouve les anciennes équipes de cours et nouvelles équipes d'examen.
Une équipe a été créée pour chaque examen, l'étudiant doit s'assurer que les équipes correspondantes à tous ses examens figurent dans la liste, en cas d'absence d'une ou de plusieurs d'entres elles, il devra signaler son problème via l'e-mail : activ-teams@usms.ma
Devoir ou examen sur Teams
Accessible via le menu Devoirs, on choisit l'équipe correspondante à l'examen du jour (étape 1 dans la figure) puis on clique sur le bouton suivant (étape 2 dans la figure) pour lister les examens programmés pour l'équipe.
Ouvrir le fichier de l'examen sur Teams
Une fois l'équipe est sélectionnée, la liste des devoirs (examens) attribués est défilée, dans notre cas un seul examen est attribué à une équipe correspondante, on choisit l'examen en cliquant dessus ( étape 1 dans la figure ci-contre).
Télécharger l'examen sur Teams
Pour télécharger l'examen, cliquer sur les trois points devant le document de référence ( étape 1 de la figure ci-contre), et puis actionner le bouton Télécharger dans le menu déroulant ( étape 2 dans la figure).
Une fois l'examen est téléchargé l'étudiant peut commencer la rédaction en suivant les instructions éventuellement données par l'enseignant responsable de l'examen.
Numériser les copies d'examen
Pour numériser (scanner) les copies d'examen, plusieurs méthodes sont possible:
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Utiliser un scanner : numériser les copies dans l'ordre, puis générer un seul fichier PDF rassemblant toutes les pages.
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Utiliser l’appareil photo d'un smartphone pour prendre des photos des pages d'examen, et les remettre, dans l'ordre, dans un document Microsoft Word et l'enregistrer ensuite sous format PDF.
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Utiliser l'application CamScanner sur smartphone, elle permet de numériser les documents en utilisant l'appareil photo, et de générer directement le fichier PDF.
Il est très important de faire des photos nettes et correctement exposées pour qu’elles soient lisibles.
Remettre la réponse sur Teams
A partir de la fenêtre de téléchargement de l'examen, on choisi Ajouter un travail (1), puis Charger à partir de cet appareil (2), ensuite choisir la copie d'examen en PDF (3), et la charger sur Teams (4).
Une fois le chargement est terminé, cliquer sur le bouton terminer (5) et à la fin cliquer sur Remettre (6) la solution.
Conseils
- Valider le compte institutionnel;
- Installer les applications Office 365;
- Installer Teams sur l'ordinateur est fortement recommandée;
- Tester la connexion internet:
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- En cas de difficulté:
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- Faire libérer le réseau;
- En wifi, s’installer à proximité du box ou la borne;
- Se connecter à la box par câble de préférence;
- Utiliser le réseau 4G de votre smartphone (partage de connexion);
- Chercher une alternative de connexion (voisin, café, famille …);
- Signaler votre situation dans le cas échéant;
- Faire des tests (fortement recommandé);
- Apporter suffisamment de papier blanc type A4 pour la rédaction;
- Apporter du papier pour le brouillon;
- Apporter les affaires nécessaires à la rédaction ( Stylos, Crayons, Règle ...);
- S'installer bien avant l'examen devant une machine connectée à l'internet, et à un haut parleur;
- Se connecter à Microsoft Teams 15 min avant le démarrage des épreuves, et attendre la diffusion d'examen;
- Si l'examen est diffusé, suivre attentivement les instructions de votre enseignent;
- Démarrer la rédaction et essayer d’écrire d'une manière claire, et de prendre soin de votre copie d'examen;
- Commencer la numérisation et la génération du fichier PDF juste après la fin de la rédaction;
- Remettre le fichier dans le temps si non la session se ferme automatiquement à la fin de l'examen et vous n'aurez plus droit de l'envoyer après;
- Se déconnecter de Teams à la fin de l'examen pour libérer le réseau pour les autres examens.